77bb23b8ab464586b7a566ef6e2e73ae

Was ist eine virtuelle Assistenz?

Sat, 03 Oct 2026 09:49:01 GMT

Was ist eine virtuelle Assistenz?

Hier gehe ich auf das Thema ein, was eine virtuelle Assistentin bzw ein virtueller Assistent (der Einfachheit wegen im Nachgang meist "Assistent") überhaupt ist. Dies wurde ich nun schon einige Male gefragt und daher hier ein Beitrag dazu.

Wenn Du viele Aufgaben hast, wodurch Du viel Zeit für Dein eigentliches Kerngeschäft verlierst, kann eine virtuelle Assistentin oder Assistent Dir helfen.

Wie der Name bereits verrät, arbeitet ein solcher Assistent virtuell, sprich Remote. Remote bedeutet, dass Du digital mit diesem Assistenten zusammenarbeitest.

Virtuelle Assistenten arbeiten meist aus dem HomeOffice oder aus dem eigenen Büro heraus, jedoch ist es auch möglich dass Du mit ihnen über die Welt verstreut zusammen arbeitest. Du kannst z.B. in Hamburg arbeiten und Dein virtueller Assistent arbeitet von NewYork aus. Ob das Sinn macht, musst Du im Einzelfall selbst für Dich abwägen.

Die Aufgaben von einer virtueller Assistenz kann vielfältig sein. Eine virtuelle Assistentin kann Aufgaben übernehmen, die reinweg gern als Büroarbeit abgetan wird. Beispielsweise kann dies sein:

Reiseorganisation
Kundensupport
E-Mailmanagement
digitale Ablagenverwaltung
Terminmanagement
Präsentationsvorbereitung
Hilfe bei der Buchhaltung
Rechnungsstellungen
Fristenüberwachung
u.v.m.

Es können aber auch andere Aufgaben die nicht typisch für das Büro sind, aber trotzdem wichtig sind zu erledigen sein können, wie zum Beispiel:

Newslettererstellung
Websitepflege
Social-Media-Supporte
Aquisearbeiten
Followups bei Kunden
Werbeanzeigen Support
u.v.m.

Ein virtueller Assistent kann Dir also je nach Erfahrung, Qualifikation und Können bei diversen Arbeiten unter die Arme greifen, so dass Du Dich auf das konzentrierst worauf Du wirklich Lust hast.

Ein virtueller Assistent kann bei Dir angestellt werden, arbeitet aber eben Remote für Dich. Das bedeutet, dass dieser keinen festen Arbeitsplatz in Deinem Büro o.ä. hat bzw benötigt.

Meistens ist ein virtueller Assistent oder eine virtuelle Assitentin jedoch nicht angestellt und zählt als selbstständige/r Dienstleister/in, der/die gegen Rechnung für oder eben auch mit Dir tätig wird. Du kannst einen Assistenten einmalig oder längerfristig beauftragen.

Es gibt auch virtuelle persönliche Assistenten (mobil), die neben der remote Leistungserbringung, die Leistungen einer Assistentin auch bei Dir vor Ort erbringen. Sprich Lokal und mobil arbeiten.

Dann erbringen diese Assistenten in z.B. Deinem Büro ihre Leistungen- jedoch solltest Du bei der hybriden Konstellation Platz in Deinem Büro zur Verfügung stellen. Zumindest wäre dies Sinnvoll.

Eine von den Assistenten, die hybride Leistungen anbieten, bin ich selbst. Ich erbringe in einem gewissen Umkreis meine Leistungen auch lokal/mobil, bin somit auch als mobiler Büroservice/ mobile virtuelle persönliche Assistentin für Dich da.

Ob Du tatsächlich eine virtuelle und/oder persönliche Assistenz für Dein Büro benötigst beantworte ich Dir hier nicht- vielleicht hilft Dir dazu schon mein Blogbeitrag zum Thema Sinnhaftigkeit eines mobilen Büroservice.

Selbstständig machen aber wie?

Tue, 22 Sep 2026 08:50:39 GMT

Wie in die Selbstständigkeit?

Ob Du Dich vielleicht selbstständig machen solltest und dies für Dich Sinn ergeben würde, hast Du Dich sicher schon mal gefragt.

Ob Du Dich selbstständig machen solltest oder ob das für Dich eine gute Lösung ist, kann ich Dir hier nicht beantworten. Ich kann Dir hier aber erzählen, wie der potenzielle Ablauf dazu sein kann. Ob es am Ende für Dich sinnvoll ist, kannst Du selbst entscheiden.

Wenn Du von vorne herein von Dir behaupten kannst, dass Du keine Geschäftsidee hast, die einen Mehrwert oder eine Nachfrage am Markt erfüllen kann und auch keinerlei Bedürfnis hast Verantwortung zu tragen, dann hast Du mich bereits davon überzeugt, dass eine Selbstständigkeit für Dich nichts ist.

Das Einkommen in der Selbstständigkeit wird meist, zumindest Anfangs mit eigener Investion von einem Haufen Zeit und eigenen finanziellen und sozialen Mitteln gestemmt. Hast Du keine Rechnungen, die beglichen werden, hast Du auch kein Umsatz. Hast Du keine Aufträge, hast Du selbstverständlich auch keine Rechnungen die Du ausstellen kannst. Aber Brot und Wasser musst Du Dir dennoch kaufen und da beginnt die eigentliche Abwägung, ob es sinnvoll und lebensfähig ist sich Selbstständig zu machen. Vielleicht macht auch erstmal eine Selbstständigkeit im Nebenerwerb für Dich Sinn.

Bevor Du startest, solltest Du Dir gut überlegen, womit möchtest Du am Markt Fuss fassen- gibt es überhaupt eine Nachfrage dazu oder ist der Markt bereits überschwemmt? Wenn Du die Fragen mit erste einmal Ja und zweite einmal Nein beantworten kannst, macht das, in meinen Augen, Sinn weiter darüber nachzudenken.

Du hast eine super Idee und Du hast Dir vielleicht sogar schon einen Geschäftsplan erstellt, der "aufgeht" und sinnvoll über die Zeit hinweg zu Gewinnen (Einnahmen minus Ausgaben) führt. Du weißt, wie Du Dein täglich Brot und Wasser (und natürlich noch weitere Ausgaben des Lebens, wie z.B. Deine Krankenversicherung auch) in der Aufbauphase Deiner Selbstständigkeit, zusätzlich zum finanzieren Deiner Selbstständigkeit, finanzierst, dann kannst Du weiter über Deine Selbstständigkeit nachdenken.

Du solltest jedoch mit realistischen Zahlen rechnen bei deinem Finanzplan der Selbstständigkeit- informiere Dich vorab welche Zahlen realistisch in welchem Bereich sind. Also z.B. ein normaler Hundefriseur wird (so gerne ich es ihm/ihr wünsche) keinen Stundenlohn von 300,00 Euro haben. Beachte dabei auch, dass Du von Beginn an Ausgaben haben wirst, wie z.B. die Gewerbeanmeldung.

Ein Businessplan ist keine Pflicht, kann Dir aber bei guter ausarbeit helfen, z.B. ein Fördermittel oder ein Kredit für den Start zu erhalten. Dazu kann Dich z.B. Dein Bankberater gut beraten.

So nun hast Du ein sicheres, mögliches Ziel vor Augen, wie aber nun weiter?

Wenn Du Dich selbst davon überzeugt hast, dass Du diese Selbstständigkeit möchtest, kannst Du Dich informieren, ob Du ein Gewerbe anmelden musst oder es reicht sich beim Finanzamt als Freiberufler zu melden. Hierzu solltest du Dich auf jeden Fall informieren, Du kannst dies auch bei Deinem Finanzamt oder Gewerbeamt erfragen. Natürlich kannst Du auch Dein Steuerbüro fragen, sofern Du bereits eines hast- ob Du verpflichtet bist ein Steuerbüro zu haben, erzähle ich Dir in einem anderem Beitrag.

Du musst vermutlich entweder Dein Gewerbe beim Gewerbeamt beim Start a nmelden und dann den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung innerhalb von einem Monat nach Beginn Deiner gewerblichen Tätigkeit beim Finanzamt einreichen oder aber als Freiberufler Dich direkt innerhalb eines Monats nach Aufnahme Deiner freiberuflichen Tätigkeit beim Finanzamt via steuerlichem Erfassungsbogen anmelden. Wie bereits gesagt, solltest Du dich dahingehend ausführlich informieren.

Du hast nun Deine Anmeldung auf welchem Weg auch immer gemacht. Du darfst Deine selbstständige Tätigkeit beginnen.

Wenn Du Deine Anmeldung beim Gewerbeamt/Finanzamt gemacht hast, aber für Deine Tätigkeit spezielle Auflagen und Nachweise erforderlich sind, darfst Du erst mit der Freigabe/Erlaubnis Deine Tätigkeit starten. Auch hierfür solltest Du Dich ausführlich informieren.

So oder so, egal ob gewerblich oder freiberuflich Tätig, musst Du also den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen und selbstständig an das Finanzamt übermitteln. Hier werden unter anderem Deine Prognosen abgefragt und Deine Wünsche zu Inanspruchnahme von bestimmten Regelungen. Diese Angaben wirken sich z.B. darauf aus, ob du Umsatzsteuer von Anfang an ausweisen musst (kannst) und abführen musst oder auch nicht. Hierzu kann Dir Dein Finanzamt oder Steuerbüro ebenfalls Deine Fragen beantworten. Ich beantworte nicht jede Frage, auch wenn ich die Antwort wüsste, da ich keine Steuer- oder Rechtsberatung geben darf und möchte.

Wenn Du den Bogen abgegeben hast, sendet das Finanzamt Dir eigentlich immer Deine Steuernummer für Dein Betrieb zu und ggf., jenachdem ob Du eine Umsatzsteuernummer beantragt hast auf dem Bogen, auch Deine Umsatzsteuernummer. Es gibt allerdings Fälle, da behälst Du Deine bisherige Steuernummer und Dein Finanzamt fügt zu Deiner bestehenden Steuernummer lediglich quasi eine Notiz hinzu, zu betrieblichen Steuerarten (wie Umsatzsteuer oder Gewerbesteuer). Näheres kann Dir dazu Dein Finanzamt sagen bzw. teilt Dein Finanzamt Dir dies nach Einreichung des steuerlichen Erfassungsbogen mit.

Die Steuernummer ist wichtig, damit Deine steuerlichen Belange (betrieblich, natürlich auch privat) erfasst werden können. Wenn Du Dich erst im Nachgang für den Umsatzsteuerausweis entscheidest, musst Du zusätzlich eine Umsatzsteuernummer bei dem Bundeszentralamt für Steuern beantragen.

Natürlich gibt es noch weitere Schritte und Fragen, die während der Selbstständigkeit auf Dich zukommen, aber die sind in diesem Beitrag nicht Thema. Dazu findest Du demnächst vielleicht weitere Beiträge.

So oder so solltest Du Dich mal mit einem Steuerberater Deiner Wahl und/oder mit Deinem zuständigem Finanzamt und ggf. Deinem Ordnungsamt vor Ort (zuständig) dazu in Verbindung setzen.

Recht auf Rechnungskorrektur

Sat, 19 Sep 2026 17:50:43 GMT

Recht auf Rechnungskorrektur?

Ein Rechnungsaussteller ist gesetzlich verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG).- Das ist ja bereits bekannt oder sollte bekannt sein.

Eine Prüfpflicht schreibt das Gesetz selbst nicht vor. Was ist aber, wenn Dir bei der Rechnungsprüfung Fehler auffallen? Ich meine natürlich nicht unbedingt einen Rechtschreibfehler, sondern ein gravierender Fehler, wie z.B. eine falsch abgerechnete Leistung, ein falscher Empfänger oder fehlende, verpflichtende Angaben, wie z.B. der Name des Ausstellenden.

Dann solltest Du diese auf gar keinen Fall selbst beheben, auch nicht nach oder mit Absprache des Rechnungsausstellers!

Generell kannst Du, meiner Meinung nach, nach folgenden Kriterien Deine erhaltene Rechnung prüfen:

Formelle Prüfung: Kontrolle der Pflichtangaben (z.B. Steuernummer, Adresse). Diese Pflichtangaben sind gesetzlich geregelt und nicht verhandelbar.
Leistungs- Prüfung: Vergleich der Positionen mit Deiner Bestellung oder Vertrag. Wird das abgerechnet, was Du z.B. bestellt oder gebucht hast?
Inhalts- Prüfung: Kontrolle von Netto- und Bruttobeträgen. Stimmen z.B. Beträge mit dem Vereinbartem überein?

Du kannst auch Dein Steuerbüro fragen oder Deinen Rechtsanwalt für eine Rechnungsprüfung, wenn Du Dir selbst nicht sicher bist.

Festgestellte und berechtigte Rechnungsmängel dürfen nur vom Aussteller selbst beseitigt und/oder korrigiert werden. Informiere den Rechnungsaussteller über die Fehler und fordere ihn zur Erstellung einer korrekten Rechnung auf und/oder lasse Dir erklären, warum gewisse Abweichungen vom Erwarteten bestehen.

Wenn Du ohne Prüfung Rechnungen bezahlst, die fehlerhafte Angaben haben, riskierst Du womöglich wirtschaftliche und ggf. auch steuerliche Schäden.

Sollte eine Korrekturrechnung ausgestellt werden, kommt das aktuelle Datum, mit Verweis auf die Nummer, sowie auf das Datum der ursprünglichen fehlerhaften Rechnung auf die Korrekturrechnung- damit dies auch als Korrektur zu erkennen ist. Meistens steht darauf auch der Vermerk "Diese Rechnung ersetzt Rechnung xxxxx vom xxxxx."

Je nachdem um was für eine Rechnung es sich handelt, kannst Du die Rechnung auch erst begleichen, wenn Du eine korrekte Rechnung erhalten hast. Dies solltest Du Dir allerdings rechtlich ggf. absichern lassen.

Die Erteilung einer Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, kann zusätzlich als Ordnungswidrigkeit gewertet werden. Aber dies entscheide nicht ich und Du auch nicht. Dafür gibt es andere, die dies einschätzen. Dennoch wollte ich Dir das auch einmal erzählen.

In diesem Blog gebe ich keine Steuer- oder Rechtsberatung. Warum, erfährst Du in einem anderen Beitrag. Wenn Du rechtlich auf der sicheren Seite sein willst, kontaktiere Deinen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Ich kann Dir nur empfehlen, dass Du Deine eingehenden Rechnungen genau überprüfen solltest und bei Fehlern auf eine Korrektur bestehen solltest.

Vielleicht hast Du ja auch schon ein digitales Programm für Deine Buchhaltung, welches Rechnungen automatisch einliest, Pflichtangaben abgleicht und Dir sofort Abweichungen hervorhebt, was Dir diese eigene Prüfung abnimmt?

Auch hierzu findest Du einen weiteren Beitrag, welches dieser Programme am besten sein könnte.

Steuerberater Pflicht?

Thu, 17 Sep 2026 10:46:36 GMT

Steuerberater Pflicht?

Ob Du, als Unternehmer, eine Steuerkanzlei/Steuerberater beauftragen musst, hast Du Dich sicher schon öfters gefragt. Vielleicht hast Du auch schon im Freundeskreis gehört, dass als Unternehmer ein Steuerberater/in Pflicht ist und hast Dich darauf verlassen, dass diese Aussage stimmt.

Diese Frage tritt früher oder später an Dich heran, entweder während Deiner Gründung einer Firma oder auch wenn Du bereits seit etlichen Jahren als Unternehmer tätig bist.

Ich wurde dies tatsächlich schon des Öfteren gefragt und habe daher diesen kurzen Beitrag dazu verfasst.

In Deutschland gibt es keine gesetzliche Vorschrift für einen Steuerberater/in.

Jeder Bürger/in, Freiberufler/in, Selbstständige und auch Unternehmer darf seine Buchhaltung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Bilanz und sonstigen Erklärungen selbst erstellen und einreichen. Dass diese Aufgabe abgegeben werden muss, ist gesetzlich jedoch, wie erwähnt, nicht verankert. Dies gilt eigentlich für alle Rechtsformen.

Wenn Du diese allerdings abgeben möchtest, weil Du diese aus welchen Gründen auch immer, nicht selbst erledigen kannst oder möchtest, musst Du darauf achten, dass die Person die diese Aufgaben übernehmen soll, dafür offiziell zugelassen ist. Denn nicht jede Xbeliebige Person darf sich um diese Belange kümmern und Dich steuerlich Beraten erst recht nicht.

Generell kann es, je nach z.B. Buchführungspflicht ratsam sein, einen Steuerberater/in hinzuzuziehen, nämlich dann, wenn es um komplexere Themen wie beispielsweise die doppelte Buchführung geht oder auch um Abschreibungen, sowie Wechsel in eine andere Rechtform.

Für Vermieter gilt gleiches, es besteht keine Pflicht zu einem Steuerberater/in.

Verzichtest Du auf einen solchen Berater, musst Du Dich selbst mit all den Rechten und auch Pflichten auseinandersetzen und für Deine Pflichten grade stehen.

Mein persönlicher Fazit:

Wenn Du völlig fremd in der Welt dieser Materie bist oder Dich nur selten damit befasst, solltest Du dich zumindest ein erstes Mal beraten lassen. Ob eine dauerhafte Beratung für Dich Sinn macht, kommt auf die Umstände an.

Kleiner Tipp:

Wenn Du dich bei all dem Dokumenten- und Digitalchaos unsicher bist, kannst Du für die richtige Vorbereitung auch Kontakt zu mir auf nehmen. Auch wenn Du Dir bei der Wahl des richtigen Steuerberaters nicht schlüssig bist, kann ein weiterer, neutraler Blickwinkel nicht schaden.

Macht ein mobiler Büroservice Sinn?

Wed, 16 Sep 2026 13:36:32 GMT

Macht ein mobiler Büroservice Sinn?

In wie weit ein Büroservice Sinn macht, kommt auf den Einzelfall an. Fest steht wenn es einen Bedarf am Büroservice gibt, dann macht er mobil auf jeden Fall Sinn.

Ein regulärer Büroservice nimmt einem Verbraucher oder einem Betrieb viele Aufgaben im Büro ab. Diese Aufgaben können vom Backoffice bis hin zum Sekretariat reichen. Oft sogar als Vorarbeit für das eigentliche Steuerbüro. Also viele oder hauptsächlich kaufmännische Arbeiten. Ein Büroservice kann flexibel einsetzbar sein und Kosten sparen.

Meistens nehmen Unternehmen oder Personen diesen Service in Anspruch, wenn diese selbst keine Lust, keine Zeit oder schlichtweg überfordert sind mit den Aufgaben. Auch wenn das Steuerbüro immer mehr Vorarbeit fordert und diese durch die Person selbst oder dem Unternehmen selbst nicht geleistet werden kann. Gründe kann es dafür viele geben. Ein Beispiel dafür ist, wenn das Personal nicht vorhanden ist oder ausfällt. Schließlich ist ein Handwerker Handwerker geworden, um zu handwerken und nicht um die z.B. Buchhaltung zu rocken- sonst wäre er/sie ja direkt Buchhalter oder Ähnliches geworden.

Aber warum macht ein mobiler Büroservice Sinn?

Für mich steht fest, dass der Hauptfaktor darin besteht, dass keine Dokumente, Belege oder sonstige Dinge rausgegeben werden (müssen). Weder digital noch physisch verlassen diese das Büro des Auftraggebers. Dies ist auch ein springender Punkt der für Datensicherheit spricht. Nicht dass ein Büroservice, der nicht mobil arbeitet, keinen Datenschutz gewährleisten kann. Allerdings sind Sichtungen in verschiedene Dateien oder Schriftstücke bei einem mobilen Büroservice deutlich mehr nachvollziehbar bzw. dirigierbar.

Was passiert zum Beispiel, wenn Du einen Dokumentenordner, gleich welcher Art an einen solchen Büroservice Dienstleister herausgibst und selbst kein Backup hast, dieser Büroservicedienst dann genau diesen Ordner verliert? Dann muss der Büroserviceleistende natürlich für den Schaden aufkommen,klar... aber wäre es nicht besser, wenn diese Situation gar nicht erst entsteht und der besagte Ordner vorab vor Ort digitalisiert wurde?

Daher halte ich ein Büroservice der mobil arbeitet für absolut Sinnvoll.

Manchmal hilft auch eine Kombination aus regulärem Büroservice (remote) und einem Büroservice vor Ort weiter. Einige, wie ich, bieten diese Kombi bereits an.